Crédito: www.laserfiche.com

De acordo com a IDC, uma empresa de pesquisa focada em tecnologia, a quantidade de dados globais criados e replicados por ano chegará a 44 zettabytes (ou 44 trilhões de gigabytes) nos próximos cinco anos.

Grande parte destes dados -  e-mails, fotografias, vídeos, conteúdos de mídias sociais e de texto, incluindo dados de documentosnão não  são estruturados.

A seguir descreveremos de maneira resumida  quatro maneiras que um sistema de Gerenciamento de Conteúdo Empresarial (ECM - Enterprise Content Management)*¹ pode  ajudar a gerenciar dados não estruturados de modo que sejam acessíveis,   pesquisáveis, disponíveis e relevantes:

Conteúdo Acessível

Para que os dados não estruturados possam ser gerenciados, eles deverão primeiro serem acessíveis a partir de um local centralizado. Um sistema ECM permite que todos os tipos de conteúdos estruturados e não estruturados são armazenados no mesmo repositório, incluindo:

• Documentos de texto;
• Spreadsheets;
• E-mails;
• PDFs;
• Fotos;
• Vídeos;
• Arquivos de projetos especiais.

Conteúdo Pesquisável

Percorrer as pastas  em um determinado ambiente, seja seu notebook, seu tablet, ou qualquer outro dispositivo, nem sempre leva a encontrar as informações necessárias rápidamente, uma vez que, por vezes, o que você precisa está  "perdido" dentro de um único documento. Com um sistema de ECM, uma vez que os dados não estruturados são armazenados em um repositório centralizado, torna-se facilmente pesquisável.

Sistemas  ECM podem executar o reconhecimento óptico de caracteres (OCR) sobre quaisquer documentos com texto, como arquivos do Microsoft Word ou PDFs, permitindo pesquisas para esses documentos por palavra-chave.

Além de OCR, todos os documentos armazenados em um repositório ECM têm metadados aplicado a eles. Metadados são dados sobre a localização dos dados, tornando assim o conteúdo fácil de categorizar e analisar.

Conteúdo Disponível

Dados, sejam estruturados ou não estruturados só são úteis se   estão prontamente disponíveis. Na sociedade de hoje, mais e mais pessoas estão a acessar os documentos através de   dispositivos móveis,  em oposição a um computador laptop ou desktop. Portanto, é imperativo que todo o conteúdo seja acessível e pesquisável de um smartphone ou tablet para que ele seja útil.

Uma aplicação de ECM móvel torna isso possível, permitindo que o conteúdo a ser recuperado a partir de qualquer dispositivo, e mantendo as notificações para o usuário sempre que um documento seja relevante precise de maior atenção.

Conteúdo Relevante

Note que só porque o conteúdo está centralizado, é pesquisável e é disponível não necessariamente torna-o útil. Os dados devem ser relevantes para que realmente tenham um impacto sobre projetos ou decisões. Uma maneira de se certificar de que o conteúdo é relevante é se é sempre atualizado.

Um sistema ECM que disponibilize versionamento automático   permite que diferentes versões do mesmo arquivo possam ser salvas em um só lugar, garantindo que sempre que uma pessoa abra o arquivo, ela estará olhando para a sua versão mais recente. Como também todas as versões de documentos deverão rastreadas, inclusive os comentários que foram feitos, notas e informações sobre ele também deverão ser acessíveis.

Quando os dados não estruturados estão acessíveis, pesquisáveis, disponíveis e sejam relevantes (significa que estão dentro de um determinado contexto), transformam-se em informações que uma organização poderá usar para tomar melhores decisões, responder às solicitações do cliente e assegurar a transparência. Um sistema ECM permite que as organizações aproveitem o poder de dados não estruturados para melhorar seu desempenho.

Mas o que dizer quando você não precisa mais de acesso regular a todos esses dados? Um bom sistema de ECM também ajuda as organizações a gerenciarem dados não estruturados como registros, completados com horários de retenção e descarte.

O grande desafio é a integração de conteúdos (estruturados e não estrurados) e a possibilidade de converter conteúdo não estruturado em conteúdo estruturado, tornando desta maneira, processável pelos tradicionais sistemas de gerenciamento existentes.

Talvez uma das maneiras mais fáceis de analisar este desafio de forma palpável é explorar os   sites de empresas de notícias, como o acervo da Folha de São Paulo, por exemplo, onde se encontra o  digitalizado os jornais do grupo dos últimos 90 anos, sendo que nos últimos anos já estavam em arquivos digitais pesquisáveis, mas edições da década de 30 não eram disponibilizadas. Em um trabalho notável, a Folha digitalizou todo o acervo com resolução que permitisse o uso de algoritmos de OCR sobre essas imagens, criando um banco de dados que permite pesquisar todo o texto. Depende  somente da imaginação para se descobrir novos usos que poderão serem dados a este acervo.

Com o uso de ferramentas de mineração de texto, Big Data e BI - Business Intelligence, poderão serem efetuadas extrações e análises de informações que até há pouco tempo não eram imagináveis. Por exemplo, "pedaços"  de um arquivo XML de um documento podem ser  utilizados como conteúdo estruturado; padrões de imagens e de sons podem ser reconhecidos e consequentemente  serem convertidos para  estruturados e assim se tornarem relevantes e extremamente importantes, veja casos recentes como o Panama Papers ou o Wikileaks.

Na medida em  que as linhas entre o conteúdo estruturado e não estruturado ficaram cada vez mais tênues e se tornaram imprescindíveis os sistemas de Gestão da Informação Corporativa  ( EIM  - Enterprise Information Management) passaram a depender cada vez mais desta integração e o poder na organização estará cada vez mais próximo de quem for o responsável pela arquitetura e pelo o acesso 'as informações. Imagine que poder terá alguém que permitir ao usuário da informação   ter em um único ponto de acesso os telefonemas, imagens de documentos, arquivos de dados e e-mails associados a uma determinada transação de negócio, obtidos através de um único argumento de pesquisa.

Que desenho deverá ter a Arquitetura Corporativa para suportar de forma integrada a gestão de repositórios de conteúdos estruturados e não estruturados e disponibilizá-los de forma estratégica para a Organização?  

Fontes: https://www.laserfiche.com/ecmblog/4-ways-to-manage-unstructured-data-with-ecm/; www.aiim.org

*¹Gerenciamento de Conteúdo Empresarial (ECM - Enterprise Content Management) é usado para criar, armazenar, distribuir, descobrir, arquivar e gerir conteúdos não estruturados, e finalmente, analisar a utilização para permitir às organizações entregarem conteúdo relevante para usuários onde e quando eles precisarem.

Fonte: http://www.gartner.com/it-glossary/enterprise-content-management-ecm

 Veja também: 

Curso Governança de ECM ‐ Enterprise Content Management com aplicação do Cobit 5.0‐>http://bit.ly/1KmeeTW

Curso Completo de GED e ECM >http://bit.ly/2eBmBPI    

Curso Melhoria do Processo de Digitalização pelo enfoque do GED e do ECM->http://bit.ly/2eW41Ve

Curso Boas Praticas em Projetos de  GED e ECM ->http://bit.ly/2f2i4pZ

Curso BPM e Workflow voltado para GED ->http://bit.ly/2eW1Hxp

Curso Implantando Projetos de  GED e ECM-> http://bit.ly/2eePZtN

Curso de Capacitação em Gestão de Conteúdo não Estruturado e ECM -> http://bit.ly/2eoQncv

Curso Administração e Gestão de Documentos e de Arquivos‐>http://bit.ly/1LSdh4Q

Curso Gestão de Documentos e Registros->http://bit.ly/2f1TEgd